Preventie werkstress; hoe bevordert u veerkracht

Preventie werkstress: beïnvloed wat u beïnvloeden kunt
Hoe bevordert u veerkracht?

Als HR-professional wilt u werknemers die fit, competent en vitaal zijn. Dat lukt alleen als de mentale veerkracht van werknemers op orde is. U kunt deze wendbaarheid en weerbaarheid stimuleren door te zorgen dat werknemers sociale steun en waardering ervaren, ontwikkelmogelijkheden krijgen en autonoom kunnen werken.

Werkstress is het arbeidsrisico van deze tijd. Veel mensen ervaren grote stress in hun werk. In 2014 waren volgens TNO ruim 7,5 miljoen verzuimdagen te wijten aan werkdruk en werkstress. Geen wonder dat u zich blijft inspannen om werkstress te voorkomen. Bij het ontwikkelen van preventief beleid proberen organisaties vaak zowel de arbeidsbelasting als de belastbaarheid te beïnvloeden. Als datgene wat een werknemer moet doen strookt met wat hij aankan, is er geen groot risico op werkstress – zo is het achterliggende idee.

Tijdelijk
De ervaring leert dat het niet effectief is om alle energie te steken in het verminderen van de arbeidsbelasting van werknemers. Toch gebeurt dit nog regelmatig. Werkgevers hebben de neiging om werk weg te halen bij mensen die het naar eigen zeggen te druk hebben. Dit kan enige tijd soelaas bieden. Maar het werkt altijd maar tijdelijk. Taken en verantwoordelijkheden veranderen in de praktijk telkens weer vanwege externe factoren die buiten het bereik van de werknemers vallen. De aard van de opdrachten verandert bijvoorbeeld. Hetzelfde geldt voor de werkplek, het IT-systeem of de bedrijfslocatie.
In de huidige tijd waarin verandering een constante factor is geworden, is het reguleren van werkdruk onvoldoende. Er zijn werknemers nodig die de ruimte hebben om gemakkelijk op alle veranderingen in te springen. Daarom is het anno 2016 veel effectiever als u investeert in het vergroten van de belastbaarheid en veerkracht van individuele werknemers. Juist ook omdat lijnmanagers en individuele werknemers hier, met behulp van passend HR-instrumentarium, wél grote invloed op hebben. Hoe ziet zo’n instrumentarium eruit?

Bedrijfscultuur
Belangrijke randvoorwaarde voor het vergroten van de veerkracht van mensen, is een gezonde bedrijfscultuur. Als HR-professional heeft u hierin een sleutelrol. Het simpelste recept om de eigen weerbaarheid te vergroten, zowel privé als op het werk, is en blijft het stimuleren van een gezonde leefstijl. Werknemers die goed eten, slapen en bewegen zijn bewezen productiever: 10 à 15%. Meervoudig onderzoek laat zien dat gezondheidsmanagement directe en positieve effecten heeft op duurzame inzetbaarheid, performance en verzuim.
Onderdeel van een gezonde cultuur is ook de mogelijkheid om af en toe rust te nemen. In veel bedrijven is het ‘stoer’ om door te blijven jakkeren, ook als dat niet echt nodig is. Onophoudelijk hard doorwerken is zowel op korte als lange termijn niet effectief. Juist het evenwicht tussen grote werkdruk en relatieve ontspanning in het werk leidt vaak tot de beste en meest creatieve resultaten. Organisaties zouden hun werknemers vaker moeten aansporen om zichzelf rust te gunnen.
Een gezonde cultuur vraagt ook om een open cultuur. Het is belangrijk dat uw organisatie een omgeving biedt waarin het veilig is om zaken te bespreken. Als mensen elkaar vertrouwen, vergroot dit de kans dat problemen worden uitgesproken en opgelost.

Gesprek
Belastbaarheid en veerkracht zijn individugebonden. De werknemer heeft de sleutel naar succes zelf in handen. De leidinggevende en de HR-afdeling kunnen wel een zet in de goede richting geven. De manier waarop het gesprek over weerbaarheid wordt gevoerd is hierbij uiterst belangrijk. De praktijk leert dat leidinggevenden of HR-professionals een aantal dingen in zo’n gesprek vooral niet moeten doen. Bijvoorbeeld het doen van toezeggingen die u niet kunt waarmaken . Minstens zo negatief zijn de effecten als u klachten over werkdruk niet serieus neemt. De kans is dan groot dat de werknemers nooit meer om hulp zullen vragen. Het risico op langdurige uitval neemt hiermee toe. Wat u ook beter kunt vermijden is het stellen van ‘waarom’-vragen die de werknemer als beschuldigend kan ervaren: waarom heb jij het altijd zogenaamd zo druk terwijl ik jouw collega’s daar nooit over hoor?

Kernprobleem
Hoe kunt u een gesprek over veerkracht, wendbaarheid en weerbaarheid dan wel voeren? Dat begint met openheid. Een gesprek zonder verwijten, met vragen die niet beschuldigend van aard zijn, maar die antwoord zoeken op de echte oorzaak van de werkdruk of de verminderde veerkracht. Het gaat dan om concrete vragen zoals: Wat breekt jou op waardoor je steeds weer grote werkdruk ervaart? Wat is volgens jou de reden dat je minder energie hebt dan voorheen? Wat is volgens jou een oplossing voor je probleem? Wat kan ik doen om bij te dragen aan je oplossing? Met dergelijke constructieve vragen is de kans groot dat de werknemer ook voor zichzelf duidelijk krijgt wat de kern van het probleem is. Misschien heeft iemand opgroeiende kleine kinderen en zit er nauwelijks rek in de werktijden. De werknemer heeft dan te weinig regelmogelijkheden. Het kan ook zo zijn dat iemand moet erkennen dat hij bepaalde vaardigheden mist en daarom steeds weer vastloopt.
Werknemers hebben zelf een sleutelrol in het vergroten van hun veerkracht. Tegelijkertijd kunt u, zodra de achtergrond van het probleem duidelijk is, oplossingsgerichte ondersteuning bieden. Dit kan via allerlei instrumenten die de werknemer helpen om kennis en vaardigheden bij te spijkeren of, vaak nog belangrijker, het eigen gedrag te leren veranderen. Hierbij kunt u denken aan instrumenten zoals gezondheidsprogramma’s en vitaliteitscoaching, maar ook de inzet van een psycholoog of diëtist, een training mindfulness of een cursus timemanagement.

Denkfout
Bij managers leeft soms de misvatting dat een gesprek over werkdruk ertoe kan leiden dat de hoeveelheid werk die een werknemer moet doen bij de manager komt te liggen. Dit kan een onbewuste drempel zijn om het gesprek aan te gaan. Wat blijkt? Het gesprek aangaan met werknemers blijkt hen juist te motiveren om anders te gaan werken, met een hogere productiviteit tot gevolg.

Sleutelen aan arbeidsvoorwaarden
Om de veerkracht van werknemers te ondersteunen kan het ook raadzaam zijn om nog ‘ns goed te kijken naar de inrichting van de arbeidsvoorwaarden. Zo kunt u werknemers aanbieden om (vaker) thuis te werken. Ook is het een optie om de mogelijkheden voor bijvoorbeeld zorgverlof verder te verruimen . Wat ook steeds vaker gebeurt is dat organisaties afspraken maken over de bereikbaarheid van werknemers. In een toenemend aantal bedrijven is de afspraak dat er ’s avonds in principe niet meer naar elkaar gemaild mag worden. Mede dankzij dit soort maatregelen krijgen werknemers de tijd om tot rust te komen.

Training
Werkstress en verminderde veerkracht dienen zich vaak ruim van tevoren aan. Een werknemer besteedt minder aandacht aan uiterlijke verzorging. Hij krijgt lichamelijke klachten zoals rugklachten of hoofdpijn. Iemand gaat altijd nauwgezet te werk, maar maakt plots steeds vaker schoonheidsfoutjes. En een werknemer die altijd de rust zelve is, reageert de laatste tijd snel aangebrand. Met name lijnmanagers en direct leidinggevenden zijn in de gelegenheid om dergelijke signalen op te pikken. Gerichte training kan hen helpen om deze signalen ook daadwerkelijk te herkennen. Bij het trainen van leidinggevenden is het ook raadzaam om kennis over te brengen van risicogroepen: werknemers die extra gevoelig zijn voor werkstress en verminderde veerkracht. Bekende risicocategorie zijn werknemers die ook als mantelzorger actief zijn. Andere groepen die extra risico lopen zijn oudere werknemers die bijvoorbeeld bepaalde fysieke taken niet meer aankunnen. Ook werknemers met jonge kinderen hebben een hoger risico. Hetzelfde geldt voor de categorie van de perfectionisten: medewerkers die uit onzekerheid altijd naar een optimale prestatie streven en die hun werk zelf nooit goed genoeg vinden.

Ernst Lutgert, bedrijfsarts
Serge van Amstel GZ Psycholoog